УТВЕРЖДАЮ
Директор ОАО «Дайане О»
Д.А.Оверченко
«____» _____________
2002 г.
ИНСТРУКЦИЯ О ПОРЯДКЕ ХРАНЕНИЯ И УНИЧТОЖЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА И ОТЧЕТНОСТИ
В данной инструкции излагается утвержденный нормативными актами Республики Беларусь порядок хранения и уничтожения документов бухгалтерского учета и отчетности на предприятиях всех форм собственности.
1. Делопроизводство в
бухгалтерии СП «Дайане О» и номенклатура дел
Совокупность работ, связанных с регистрацией документов, их классификацией, движением, учетом и хранением называется делопроизводством. Делопроизводство в бухгалтерии организуется на основе единой номенклатуры дел, установленной на предприятии.
Номенклатура – это систематизированный список наименований дел, заводимых в делопроизводстве, с указанием сроков их хранения. Она необходима для быстрого поиска документов по их виду и содержанию. Номенклатура дел ежегодно, не позднее 31 декабря текущего года, пересматривается с учетом происходящих изменений и вводится в действие с 1 января нового года.
Для ведения делопроизводства в бухгалтерии организации открыты следующие дела:
Таблица 1
|
Индекс дела |
Заголовок дела |
Количество дел, томов |
Срок хранения и статья по перечню |
Примечание |
|
02-001 |
02 Бухгалтерия Постановления, приказы, распоряжения вышестоящих организаций, органов местного управления. |
|
|
|
|
02-002 |
Копии приказов (распоряжений) руководителя предприятия по основной деятельности |
|
|
|
|
02-003 |
Копии приказов (распоряжений) руководителя по личному составу (прием, увольнение, перемещение) |
|
|
|
|
02-004 |
Должностные инструкции работников бухгалтерии. |
|
|
|
|
02-005 |
Штатное расписание и смета расходов предприятия |
|
|
|
|
02-006 |
Годовой бухгалтерский отчет предприятия о финансово-хозяйственной деятельности |
|
|
|
|
02-303 |
Квартальные и месячные бухгалтерские отчеты |
|
|
|
|
02-008 |
Копии статистических отчетов предприятия |
|
|
|
|
02-009 |
Договоры и соглашения |
|
|
|
|
02-010 |
Акты документальных ревизий финансово-хозяйственной деятельности |
|
|
|
|
02-011 |
Журнал-ордер N% 1 |
|
|
|
|
02-012 |
Журнал-ордер N% 2 |
|
|
|
|
02-021 |
Ведомость N% 1 |
|
|
|
|
02-041 |
Выписки банка с приложениями |
|
|
|
|
02-061 |
Авансовые отчеты |
|
|
|
Номера индексов дела устанавливаются одно-, двух- или трехзначными в зависимости от количества наименований дел. Первые цифры индекса дел обязательно соответствуют индексу установленному для бухгалтерии распоряжением по предприятию. Шифровка дел произведена по участкам учета с целью обеспечения легкого запоминания цифры дел и что в дальнейшем позволяет работать без шифраторов. Номенклатура дел включает дела постоянного, временного (свыше 10 лет), временного (до 10 лет) сроков хранения, а также дел по личному составу и составляется согласно «Примерной инструкции по делопроизводству в министерствах, госкомитетах, центральных органах управления и других учреждениях, организациях и предприятиях Республики Беларусь».
2.Порядок хранения первичных документов и учетных регистров в бухгалтерии предприятия
В течение 1-3 месяцев, первичные документы находятся на обработке у конкретного бухгалтера. Обработанные документы до сдачи месячной квартальной) отчетности находятся в распоряжении и под ответственностью лиц, использующих их в статистическом и аналитическом учете. По истечении отчетного месяца (квартала) документы комплектуются в дела и хранятся в текущем архиве бухгалтерии. Для текущего архива бухгалтерии выделяется специальное отдельное оборудованное полками, шкафами помещение, закрываемое на ключ. Ключ хранится у лица, на которого главным бухгалтером возлагаются обязанности по ведению текущего архива бухгалтерии. Это же лицо отвечает за сохранность документов, сданных в текущий архив бухгалтерии, и готовит в дальнейшем документы для передачи их в архив предприятия.
При отсутствии лица, ответственного за текущий архив, вся ответственность за сохранность документов возлагается на главного бухгалтера.
Порядок хранения документов в бухгалтерском архиве предприятия устанавливается следующим:
2.1.1.Оправдательные первичные документы (накладные, требования, наряды и т.д.) хранятся отдельно от регистров синтетического и аналитического учета – журналов-ордеров, ведомостей и т.п.
2.1.2.Журналы-ордера хранятся в папках открываемых на год, отдельно для каждого из них.
2.1.3.Кассовые ордера, авансовые отчеты, выписки банка с относящимися к ним документами должны быть обязательно переплетены. Другие виды документов (наряды на работу, сменные рапорты и т.п.) могут храниться не переплетенными, подшитыми в папках. Это необходимо в целях избежания их потерь или злоупотреблений.
Порядок комплектации
документов.
2.2.1.Первичные документы, относящиеся к определенному журналу-ордеру или ведомости, группируются в один том. При этом внутри тома документы подшиваются в той последовательности, в которой сделаны записи в журнале-ордере или ведомости. К ним прикладываются соответствующие накопительные ведомости.
2.2.2.Если количество первичных документов велико и их невозможно сброшюровать в один том (каждое дело должно содержать не более 250 листов, что составляет 30-40 мм толщины), допускается создавать несколько томов. Если же количество документов незначительно, то в одном томе можно брошюровать несколько групп документов.
2.2.3.Сформированные дела нумеруются черным графитным карандашом в правом верхнем углу.
В конце дела помещаются заверительный лист по форме представленной в таблице 2.
Таблица 2
В дело подшито количество (цифрами и
прописью) листов. Название должности, подпись. И.О.Ф.
ответственного лица Дата
|
|
Обложка каждого дела оформляется по форме представленной в таблице 3.
Таблица 3
Форма обложки дела, (Формат обложки А4 (210х297) мм)
Название организации (предприятия) Название структурного подразделения Том № (заголовок дела) Начато: ___________________ Окончено: _________________ Количество листов _________ Срок хранения ____________
Дело № _____
|
|
На корешке заведенного дела также может указываться индекс дела по номенклатуре.
Выдача первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов и балансов из бухгалтерии и архива предприятия работникам других структурных подразделений предприятия не допускается.
В отдельных случаях выдача может производиться, но только по распоряжению главного бухгалтера.
Выемка из дел документов, как правило, не допускается. Однако с разрешения директора предприятия в отдельных случаях выемка документа может быть осуществлена. В этом случае составляется акт о выдаче документа во временное пользование. Этот акт вкладывается на место вынутого документа и хранится до возвращения последнего. При возвращении документа акт уничтожается.
Изъятие первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских балансов из архива предприятия может производиться только органами дознания, предварительного следствия, прокуратуры и судами на основании постановления этих органов и в соответствии с действующим законодательством. Изъятие оформляется протоколом, копия которого передается под расписку соответствующему должностному лицу предприятия.
Должностные лица предприятия могут снять копии с изымаемых документов с указанием оснований и даты их изъятия. Однако для этого требуется разрешение и присутствие представителей органов, производящих изъятие.
Если изымаются недооформленные тома документов (неподшитые, непронумерованные и т.п.), соответствующие должностные лица с разрешения и в присутствии органов, производящих изъятие, могут дооформить эти тома.
При пропаже или гибели первичных документов руководитель предприятия назначает приказом комиссию по расследованию причин пропажи или гибели. В необходимых случаях к работе в комиссии приглашаются представители следственных органов, охраны, государственного надзора.
По результатам работы комиссии составляется акт, который утверждается руководителем предприятия. Копия акта направляется вышестоящей организации.
По истечение хозяйственного года документы передаются в архив предприятия под ответственность архивариуса, обязанности которого определяются положением о архивариусе предприятия.
В соответствии с Законом Республики Беларусь о Национальном архивном фонде и архивах все промышленные предприятия должны иметь в своем составе архивы для концентрации, временного хранения, разработки и организации использования документов.
Архивы предприятия производят прием, учет и хранение законченных делопроизводством документальных материалов. Прием документов в архив допускается только после проведения экспертизы научной и практической ценности.
Определение научной и практической ценности документов производится путем полистного просмотра каждого документа. Эта работа возлагается на членов экспертной комиссии. Не допускается отбор материалов на хранение или уничтожение только по заголовкам в описях или на обложках дел без проверки содержащихся в делах конкретных документов.
3.Сроки хранения документов
бухгалтерского учета и отчетности
При сдаче документов в архив предприятия их подразделяют на:
1)документы, используемые в практических целях со сроком хранения 3-5 лет и подлежащие после этого уничтожению без разрешения архивного учреждения;
2) документы, подлежащие хранению длительный срок.
Сроки хранения документов определяются с соответствий с «Перечнем типовых документов, образующихся в деятельности министерств и других учреждений, организаций и предприятий с указанием сроков хранения материалов».
Для отбора документов по срокам их хранения приказом по предприятию создается постоянно действующая экспертная комиссия в составе 3-5 человек. В своей работе она руководствуется приказами, указаниями, нормативно-методическими документами комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь, типовыми и ведомственными перечнями документов с указанием сроков их хранения. В состав этой комиссии обязательно входит работник, ответственный за архив предприятия. Председателем экспертной комиссии должен быть один из заместителей директора (начальник) или главный бухгалтер.
Экспертная комиссия является совещательным органом, ее заседания протоколируются. Решения комиссии принимаются большинством голосов и вступают в силу после утверждения их руководителем организации.
Задачами комиссии являются:
1)рассмотрение и согласование номенклатуры дел организации (предприятия) и ее структурных подразделений;
2) рассмотрение и утверждение описей дел постоянного хранения;
3)рассмотрение и утверждение дел по личному составу;
4)рассмотрение актов о выделении к уничтожению документов и дел.
На документы, отобранные к уничтожению, составляется акт «О выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению» по форме представленной в таблице 4.
Акт на уничтожение материалов составляется в одном экземпляре и утверждается руководителем организации. Только после этого документы могут быть уничтожены.
Уничтожение документов осуществляется методами, приемлемыми для организации. Необходимо при этом помнить, что многие документы несут в себе информацию, составляющую коммерческую тайну. Использование этих документов для хозяйственных нужд запрещено.
Не разрешается уничтожать документы, срок хранения которых превышает 5 лет. Такие документы могут быть уничтожены только с разрешения архивных учреждений. В случае, когда в деле находятся документы с разными сроками хранения, срок хранения для данного дела устанавливается по сроку хранения документов, имеющих наибольшую ценность.
Таблица 4
Наименование учреждения УТВЕРЖДАЮ АКТ
Наименование должности
руководителя учреждения ________ № __________ Подпись Расшифровка подписи Место
составления
Дата О выделении к
уничтожению документов,
не подлежащих хранению На основании
____________________________________________ (название и выходные данные
перечня документов ___________________________________________________________ с указанием сроков их хранения) отобраны к уничтожению как не
имеющие научно-исторической ценности и утратившие
практическое значение документы фонда N% ___________________________ (название фонда) № п/п Заголовок дела или групповой
заголовок дел Дата дела или крайние даты
дел Номера описей (номенклатур)
за годы Индекс дела (тома, части по
номенклатуре или № дела по описи Кол-во дел (томов, частей) Сроки хранения дела (тома,
части) и номера статей по перечню Примечание 1 2 3 4 5 6 7 8 Итого
______________________________ дел за _____________ год. (цифрами и прописью) Опись дел по составу хранения за ___________ годы
утверждены, а по личному составу согласованы с ЭПК
_______________________________
(наименование архивного учреждения) (протокол от _______ N% _________) Наименование должности
лица, проводившего экспертизу Подпись Расшифровка
подписи ценности документов Дата
|
|
Таблица 4
ОДОБРЕНО Протокол ЦЭК (ЭК) От ___________ N% __________ Документы в количестве _______________ дел, массой
________кг (цифрами и
прописью) сданы в архив
_______________________ на переработку по приемо- (наименование организации) сдаточной накладной от _______
N% ________________ Наименование должности работника организации, Подпись Расшифровка подписи сдавшего документы Изменения в учетные документы внесены. Наименование должности работника ведомственного архива (службы делопроизводства), внесшего изменения Подпись Расшифровка подписи в учете документов
Дата
|
|
Сроки хранения документов исчисляются с 1 января года, следующего за годом окончания материала производства. Так, например, исчисление сроков хранения материалов, законченных делопроизводством в 1984 г., начинается с 1 января 1985г.
Cроки хранения документации дифференцированы по двум группам учреждений: учреждения, от которых материалы поступают в госархивы, и учреждения, от которых материалы в госархивы не принимаются. Список учреждений, организаций и предприятий, относимых к первой группе, составляется Главным архивным управлением, республиканскими местными архивными учреждениями. Ко второй группе относятся учреждения, организации и предприятия вспомогательного и обслуживающего характера, непосредственно от которых документальные материалы в государственные архивы не поступают. К таким учреждениям относятся товарно-материальные склады, типографии, ремонтно-строительные конторы, автобазы, детские сады и т.д.
E-mail: dainave@yandex.ru
http://dainave.narod.ru/DA_2003_240403.htm