Методические
рекомендации по составлению планов активно используются всеми подразделениями
СП «Дайане О» ОАО. Внедрение этой методики позволило существенно увеличить
объемы реализации и упорядочить процессы планирования. Вашему вниманию
предлагается изначальный вариант, который прошел проверку жизнью.
РЕКОМЕНДАЦИИ ПО
РЕШЕНИЮ ВОПРОСОВ РАЗВИТИЯ
ПОДРАЗДЕЛЕНИЙ СП «ДАЙАНЕ О» ОАО
ПРИ ВЫРАБОТКЕ
ПЛАНОВ-ГРАФИКОВ МЕРОПРИТИЙ
(МЕТОДИЧЕСКИЕ УКАЗАНИЯ)
1.Исходные данные для формирования задач
производственно-коммерческой деятельности подразделений предприятия.
- конкретная стратегическая цель подразделения предприятия на планируемый период (год, квартал),
- цели и подцели структур подразделения предприятия,
- задачи (мероприятия) структур определенные как главные и гарантирующие достижение поставленной цели
- планируемые способы реализации основных задач подразделения и его структур
- прогнозируемые результаты по каждой из задач
- ответственные исполнители
- сроки реализации задач
- данные по результатам работы и по расходам на текущий момент
(см. Приложение 1)
2. Порядок составления проекта плана-графика мероприятий подразделения предприятия
(см. Приложение 2)
3.Порядок доработки и корректировки плана мероприятий
подразделения предприятия
План-график (план мероприятий)
подразделения предприятия на планируемый период (квартал, год) сдается в
плановую службу компании.
План-график (план мероприятий)
подразделения предприятия анализируется плановую службу компании и утверждается
руководством СП «Дайане О» ОАО.
В ходе утверждения и отработки
плана мероприятий в него по предложениям руководства предприятия, подразделений
и кураторов плановой службы предприятия могут вноситься изменения и дополнения.
О чем информируются руководители соответствующих подразделений и ответственные
за выполнения мероприятия лица.
4. Утверждение
Планы-графики утверждаются директором предприятия СП «Дайане О» ОАО.
5. Сопровождение плана-графика
(см. Приложение 3)
ПРИЛОЖЕНИЯ
ПРИЛОЖЕНИЕ 1
1.Исходные данные для формирования задач развития
подразделения предприятия.
1.1. Сформулировать конкретную стратегическую цель подразделения на планируемый период (возможно на квартал, полугодие, год).
Представить её в виде конкретных подцелей для структур подразделения.
Определить сроки реализации этих целей (месяц, квартал, год).
Наметить конкретных ответственных лиц по каждой задаче (цели).
Цель ДП
Подцели ДП
1.
2.
… …
Цель подразделения 1 Цель подразделения 2 Цель подразделения 3
Подцели Подцели Подцели
1.2.Спрогнозировать конкретные результаты, которые будут получены подразделением и каждой его структурой при достижении поставленной стратегической цели и подцелей.
1.3. Сформулировать конкретные задачи (мероприятия) подразделения, решение которых направлено на достижение стратегической цели, подцелей.
1.4.Составить перечень конкретных задач (мероприятий) для структур подразделения, которые определены их целями и подцелями.
1.5.Назначить ответственных и сроки по каждому мероприятию в структурах подразделения.
ПРИМЕР. Описание задачи:
Подразделение “Клиент-сервис” занимается реализацией бытовой техники. Реализации сложной техники требует её предварительной проверки и сдачи потребителю. Комплект техники приобретенной потребителем сдается в эксплуатацию клиенту. Подразделение “Клиент” несет значительные расходы по доводке товара до требований потребителя и поддержанию гарантийных обязательств.
Решение задачи. Пункты 1.1.-1.5.
1. Исходные
данные для формирования задач развития
подразделения “Клиент-сервис”
1.1.-1.3. Цель: упорядочение внутренней структуры подразделения и уменьшение расходов на под держание гарантийных обязательств. Срок до 06.--
Руководство подразделения “Клиент-сервис” на основании поставленной цели определило для своих структур следующие подцели:
Цель “Клиент-сервис”: упорядочение структуры и уменьшение расходов
Подцель 1. Структура “Склад” “Клиент-сервис”.
Подцель структуры. Упорядочение отпуска и получения комплектации со склада.
Результат решения задачи. Возможность получения исходных данных для контроля и анализа расходной части по расходам на поддержание гарантий. Упорядочение расходов и контроль их нерационального использования.
Суть задачи (мероприятия). Запустить систему учета расходов комплектации со склада по всем видам ремонтов (гарантийный, платный, модернизация.) Срок 1 кв.
Подцель2. Структура “Сервис” “Клиент-сервис”.
Подцель структуры 2.Упорядочение расходов на поддержание гарантийных обязательств по технике, установленной у потребителя по специальным договорным обязательствам.
Результат решения задачи. Уменьшение расходов на оказание услуг напрямую не связанных с гарантийными обязательствами. (Транспортные расходы и другие, которые напрямую не оговорены в договорах)
Суть задачи (мероприятия). Запустить систему документооборота регламентирующего оформление заявок на выезд и контроля объема выполненных работ у заказчика.
Подцель3. Структура “Отдел поставок” “Клиент-сервис”.
Подцель структуры 3. Анализ договоров с поставщиками, условий на которых они гарантируют возмещение возможных затрат по качеству техники, порядка выставления претензий и их закрытия.
Результат решения задачи. Уменьшение расходов по договорным и гарантийным обязательствам за счет поставщиков.
Суть задачи (мероприятия). Выработка положения о гарантийных обязательствах поставщиков, условиях оговариваемых с поставщиком при составлении договоров и порядке выставления претензий и их закрытии.
Резюме. Таким образом, стратегическая цель подразделений “Клиент-сервис” развернулась в подцели для трех структур и конкретные задачи (мероприятия для каждого из них)
Результат решения задач (мероприятий) по подразделению “Клиент-сервис”. Уменьшение расходов на поддержание гарантийных обязательств за счет внутренних ресурсов подразделения и договорных обязательств поставщиков.
1.4. Руководитель подразделения “Клиент-сервис” принимает решение провести совещание по выше приведенным задачам. Формирует перечень конкретных задач (мероприятий) для структур своего подразделения, которые определены целями и подцелями. Готовит проект плана-графика подразделения с постановкой подцелей и главных задач для каждой структуры.
1.5. За день-два до совещания проект план-графика доводится до всех намеченным для них подцелям и задачам, назначить сроки реализации.
1.6.Производит предварительный анализ конкретной сформулированной задачи (мероприятия) с учетом влияния на неё факторов внешних обстоятельств (помогающих (+) и мешающих (-), таких как конкуренция, непостоянство законов, нестабильность производства (потребления), тенденции конкретных рынков) и варианты её решения с предполагаемыми контрдействиями, которые гарантированно блокируют возможные негативные процессы.
1.7.Оценка затрат подразделения на решение поставленных задач,
определение экономической целесообразности их запуска и сроков возврата
вложенных на их запуск средств.
1.8.Сравнительный анализ
выбранных задач (мероприятий), определение главных из них, которые
гарантированно обеспечивают достижение поставленной цели.
1.9.Постановка задач конкретным ответственным лицам.
1.10.Формулировка последовательности, решаемых задач (мероприятий)
1.11.Формулировка способов выполнения задач (мероприятий) (как делать)
1.12.Назначение сроков, исполнителей и оценка результатов конкретных задач (мероприятий)
1.13.Формулировка способов стимулирования и ответственности внешних субъектов, от которых зависят результаты решения задачи (мероприятия) (партнеры и др.)
Продолжение примера.
В ходе совещания руководитель подразделения “Клиент-сервис” совместно с руководителями структур по предложенному выше алгоритму отрабатывает пункты 1.6-1.12. проекта плана-графика. Цели, подцели и задачи (мероприятия) подразделения и каждой из него структур анализируются с учетом влияния на неё различных факторов:
-- внешних обстоятельств помогающих “+” и мешающих “-“ ( таких как конкуренция, текущие изменения в законодательстве, нестабильность производства (потребления), тенденции на рынке конкретных товаров и услуг),
-- возможные контрдействия, которые могут обеспечить блокирование возможных негативов в ходе решения задачи,
-- производится оценка затрат подразделения или его структуры на решение поставленной задачи (мероприятия), определяется экономическая целесообразность ее запуска и сроков возврата вложенных на её запуск средств, (анализ может быть предварительно поручен ответственному исполнителю структуры, и результат анализа кратко излагается и предлагается для обсуждения на совещании)
--производится сравнение выбранных вариантов реализации цели и подцелей по задачам, определяются главные и второстепенные, гарантированно обеспечивающие достижение поставленной цели,
--в конце совещания формулируется перечень основных задач с определением конкретных ответственных лиц и сроков реализации,
--руководителям структур предлагается самостоятельность в определении последовательности решаемых задач (мероприятий), формулировки способов их выполнения), назначении сроков, исполнителей и оценки результатов, способов стимулирования и мер ответственности.
Таким образом, проект плана-графика для доработки и уточнения
передается в структуры подразделения. Назначается срок для его доработки и дата
следующего совещания, на котором будет
принят окончательный вариант плана-графика.
ПЛАН-ГРАФИК РАЗВИТИЯ ___
“Клиент-сервис”______________________________
на период: _______________1 квартал 2003 года_________________
Финансовый
план |
Январь |
Февраль
|
Март |
Итого |
||
Прибыль валовая |
10000 |
12000 |
13000 |
35000 |
|
|
Объем продаж |
|
200 000 |
220000 |
240000 |
660000 |
|
Срок оборачиваемости |
30 |
30 |
30 |
30 |
|
|
Процент
работы на заемных средствах |
45 |
45 |
45 |
45 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
СРОКИ (начало, контрольн. Сроки, окончание) |
ЧТО СДЕЛАТЬ
|
КАК
ДЕЛАТЬ |
ИСПОЛНИТЕЛИ, ПРИВЛЕКАЕМЫЕ СТРУКТУРЫ |
ЗАПЛАНИРОВАННЫЙ
РЕЗУЛЬТАТ: -
деньги -
событие -
документ |
РЕАЛЬНО ПОЛУЧЕННЫЙ РЕЗУЛЬТАТ |
ВНЕШНЕЕ СТИМУЛИ-РОВАНИЕ |
||
3.01.03 30.03.03 |
1.Упорядочение
отпуска и получения комплектации со склада. |
1.1.
Разработать
положение о порядке отпуска комплектации со склада. 1.2.
Формы
накладных на отпуск со склада. |
1.Григорьев
А зав.
Склада 2.Петров
Б. Зам.
Руководителя отдела |
1.Положение
и распоряжение о порядке отпуска со
склада. 2.Формы
накладных по видам отпуска |
|
|
||
|
|
|
|
|
|
|
||
3.01.03 30.03.03 |
2.Упорядочение
расходов на поддержание гарантийных обязательств. |
2.1.Положение
о порядке ведении базы заявок на оказание гарантийных услуг. 2.2.Бланк
заявки на выполнение гарантийных услуг. 2.3.Положение
о порядке выполнения работ по заявка сервисной службы. 2.4.Разработка отчетных документов группы
сервиса перед
ДП с раскладкой всех статей расхода. |
1.Мицкевич
Б. Нач.
сервисной службы 1.Мицкевич
Б. Нач.
сервисной службы |
1.Форма
заявки на гарантийный ремонт 2.Положение
о порядке выполнения работ по гарантийному ремонту. 3.Фома
для хозрасчета группы сервиса |
|
|
||
25.02.03 |
3.Произвести
анализ договорных документов по
поставкам на предмет обеспечения возвратов по предоставленным поставщиками
гарантиям. |
1.Отработка
учета расходов по гарантиям. |
1.Ступихин
Г. Зам.
Нач. продаж |
1.Отчет
по расходам на возврат. |
|
|
||
|
|
|
|
|
|
|
||
|
|
|
|
|
|
|
||
|
|
|
|
|
|
|
||
ПЛАН
ПО ГОРИЗОНТАЛЬНЫМ СДЕЛКАМ |
||||||||
|
|
|
|
|
|
|
||
|
|
|
|
|
|
|
||
|
|
|
|
Итог: |
Итог: |
|
||
Приложение 1 сдается в плановую службу вместе с планом-графиком мероприятий подразделения.
Продолжение примера
На основании анализа проекта плана-графика подцель 1 для структуры “Склад” трансформируется в конкретные мероприятия:
Задача: Упорядочение отпуска и получения комплектации со склада.
Мероприятия: -разработать положение о порядке отпуска со склада,
-разработать формы накладных на отпуск со склада,
-издать распоряжение, регламентирующее работу склада.
Анализ задач показывает, что
“+” строгое упорядочение исключает неконтролируемый отпуск комплекта по всем видам,
“+” при осуществлении гарантийного ремонта замененный комплект, подлежащий возврату поставщику с сопроводительным документом поступает на склад, работник склада обязан проконтролировать своевременный возврат комплектации поставщику в сроки оговоренные гарантийными обязательствами поставщика.
“+” ведение базы гарантийных замен позволяет анализировать затраты по гарантийному ремонту и возвратам, определять их величину и искать пути по их уменьшению, и т.д.
ПРИЛОЖЕНИЕ 2
Заполнение формы плана-графика мероприятий
1.1.В заглавии “План-график развития ________” указывается название подразделения, для которого составлен данный план-график
1.2.Ниже указывается срок планируемого периода (месяц, квартал, год)
1.3.В строке “финансовый план= ... “ указываются финансовые результаты работы на планируемый период (прибыль, объем продаж, срок оборачиваемости, определенный процент работы на заемных средствах, номенклатура и т.д.)
1.4.В столбец “что сделать” излагается суть задачи (мероприятия) или суть нескольких основных задач (мероприятий), под которыми идет соответствующий перечень подзадач (мероприятия должны иметь понятные конкретные формулировки, отвечать на вопрос “что сделать”, “как делать”)
1.5. В столбце “как делать” раскрывается:
1.5.1.Последовательность действий, необходимых для успешного выполнения задачи (мероприятия)
1.5.2 . Действия по второстепенным задачам (мероприятиям) направленным на выполнение основных задач (мероприятий)
1.6.В столбце “запланированный результат” указывается, какой должен быть получен результат от произведенных действий - подписанный документ, произошедшее событие или приход конкретной суммы
1.7.В графе “Итог” столбца “запланированный результат” дается прогнозная финансовая оценка (с учетом подстраховки от непредвиденных ситуаций) предполагаемого коммерческого результата по каждой задаче (мероприятию) и определяется сумма оценок по всем действиям планируемого периода
1.8.в столбце “реально полученный результат” кратко излагается, что получено в ходе решения задачи (мероприятия), что позволяет сравнить фактический полученный результат с тем, что было запланировано
1.9.в графе “Итог” столбца “реально полученный результат” производится суммирование достигнутых коммерческих результатов
1.10.в графе “сроки” указывается начало мероприятия, контрольные сроки и окончание - всем этим датам должны соответствовать конкретные запланированные результаты
1.11.в столбце “внешнее стимулирование” указываются действия по стимулированию и ответственности у внешних субъектов, от которых зависят результаты решения задач (мероприятий) (партнеры и др.)
Мероприятия рекомендуется
начинать действиями, которые дают наиболее сильный эффект процессу достижения
основной цели подразделения и активизируют его.
ПРИЛОЖЕНИЕ 3
1.Сопровождение плана-графика
План-график мероприятий в процессе работы контролируется руководителем подразделения, который обязан периодически:
1.1.фиксировать в плане-графике полученные по запланированным мероприятиям результаты
1.2.сравнивать полученный результат с определенным ранее принятым планом, используя критерии оценки:
1.2.1.по времени - досрочно/вовремя/позже/никогда
“Никогда” означает, что мероприятие оказалось второстепенным и никак не влияет на процесс достижения поставленной цели или оно невыполнимо в данных условиях (обязательно указать причины)
1.2.2.по объему (не полностью/полностью/больше)
1.2.3.побочные, негативные и позитивные результаты (сверх результаты)
1.3.по результатам сравнения принимать решение:
1.3.1.“дожимать” полученный результат до намеченного планом, если:
1.3.1.1.то, что получено, по сути, соответствует сформулированной стратегической цели
1.3.1.2.и результат количественно почти не отличается от намеченного планом
1.3.2.сменить методы, средства достижения цели, если:
1.3.2.1.результат, по сути, противоположен стратегической цели
1.3.2.2.или результат количественно сильно отличается от запланированного в меньшую (в большую) сторону
1.3.3.опираться в дальнейшей работе на полученный результат, если:
1.3.3.1.результат, по сути, соответствует стратегической цели и способствует развитию, (это может быть даже тот случай, когда результат мероприятия противоположен запланированному)
1.3.3.2.и результат количественно соответствует запланированному или лучше его
1.4.доработать и внести в план-график корректирующие мероприятия, если результаты сравнения полученного и запланированного результатов этого требуют
см. Ниже приложение 3,4.
ПРИЛОЖЕНИЕ 4
У Т В Е Р Ж Д А Ю
_____________________________
ФИО
______________________________
подпись
“_____”_________________2003г.
ПЛАН-ГРАФИК РАЗВИТИЯ _________________________________
на период: ________________________________
Финансовый план |
Январь |
Февраль
|
Март |
Итого |
||
Прибыль валовая |
|
|
|
|
|
|
Объем продаж |
|
|
|
|
|
|
Срок оборачиваемости |
|
|
|
|
|
|
Процент
работы на заемных средствах |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
СРОКИ (начало, контрольн. Сроки, окончание) |
ЧТО
СДЕЛАТЬ |
КАК
ДЕЛАТЬ |
ИСПОЛНИТЕЛИ,
ПРИВЛЕКАЕМЫЕ СТРУКТУРЫ |
ЗАПЛАНИРОВАННЫЙ
РЕЗУЛЬТАТ: -
деньги -
событие -
документ |
РЕАЛЬНО ПОЛУЧЕННЫЙ РЕЗУЛЬТАТ |
ВНЕШНЕЕ СТИМУЛИ-РОВАНИЕ |
|
|
|
|
|
|
|
ПЛАН ПО
ГОРИЗОНТАЛЬНЫМ СДЕЛКАМ
|
||||||
|
|
|
|
|
|
|
ПРИЛОЖЕНИЕ 4
У Т В Е Р Ж Д А Ю
_____________________________
ФИО
______________________________
подпись
“_____”_________________2003г.
ПЛАН-ГРАФИК РАЗВИТИЯ _________________________________
на период: ________________________________
Финансовый
план |
Январь |
Февраль
|
Март |
Итого |
||
Прибыль валовая |
|
|
|
|
|
|
Объем продаж |
|
|
|
|
|
|
Срок оборачиваемости |
|
|
|
|
|
|
Процент
работы на заемных средствах |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
СРОКИ
(начало,
контрольн. Сроки, окончание) |
ЧТО СДЕЛАТЬ
|
КАК
ДЕЛАТЬ |
ИСПОЛНИТЕЛИ,
ПРИВЛЕКАЕМЫЕ СТРУКТУРЫ |
ЗАПЛАНИРОВАННЫЙ
РЕЗУЛЬТАТ: -
деньги -
событие -
документ |
РЕАЛЬНО ПОЛУЧЕННЫЙ РЕЗУЛЬТАТ |
ВНЕШНЕЕ СТИМУЛИ-РОВАНИЕ |
|
|
|
|
|
|
|
ПЛАН ПО
ГОРИЗОНТАЛЬНЫМ СДЕЛКАМ
|
||||||
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Итог: |
Итог: |
|
http://dainave.narod.ru/Plan2003.htm
ãDA. ã Daine Ave. Диана Оверченко. E-mail: dainave@yandex.ru